Aide financière aux festivals et aux événements touristiques

2010-2011

Objectif du programme
Festivals et événements touristiques admissibles
Champs d'application
Évaluation de la performance touristique
Modalités de gestion du programme
Comment effectuer une demande

Pour tous les événements débutant entre le 1^er mai et le 31 octobre 2010 inclusivement, la période de dépôt d'une demande d'aide financière pour les volets 1, 2, 3 et 4 est du 12 novembre au 11 décembre 2009 inclusivement. Le timbre de la poste fait foi et les demandes déposées après le 11 décembre 2009 seront rejetées.

Pour tous les événements débutant entre le 1^er novembre 2010 et le 30 avril 2011 inclusivement, la période de dépôt d'une demande d'aide financière pour les volets 1, 2, 3 et 4 est du 5 avril au 7 mai 2010 inclusivement. Le timbre de la poste fait foi et les demandes déposées après le 7 mai 2010 seront rejetées.

IMPORTANT : compléter chacune des sections du formulaire de demande d'aide financière. Seules les informations présentées dans ce formulaire seront traitées aux fins d'analyse.

L'aide financière accordée par le ministère du Tourisme (MTO) est destinée aux festivals et aux événements qui démontrent une performance touristique significative. Dans ce contexte, l'aide financière aux festivals et aux événements touristiques doit constituer un levier pour les événements majeurs à caractère international, national et panquébécois, mais également pour les festivals susceptibles de retenir la clientèle québécoise et qui ont le potentiel requis pour contribuer à la relève événementielle en tourisme.

OBJECTIF DU PROGRAMME

Le programme a comme objectif principal l'accroissement des recettes touristiques contribuant ainsi à l'atteinte de l'objectif économique de la Politique touristique du Québec, et ce, dans le respect des différentes orientations ministérielles notamment en matière de développement durable.

À cette fin, il vise à :

soutenir des festivals et événements touristiques qui positionnent la destination québécoise sur la scène nationale et internationale;
renforcer l'attrait d'une région touristique en lui associant un festival ou un événement touristique susceptible de prolonger le séjour des visiteurs;
encourager la relève et l'innovation pour assurer la pérennité de l'industrie événementielle et maintenir la position et les avantages concurrentiels du Québec dans le domaine;
appuyer des événements non récurrents qui présentent une opportunité d'accroître la notoriété et la visibilité du Québec en raison de leur statut international.

FESTIVALS ET ÉVÉNEMENTS TOURISTIQUES ADMISSIBLES

Le festival ou l'événement touristique réfère à une manifestation publique dont la programmation d'activités, d'une durée limitée, est organisée en fonction d'une thématique qui permet d'attirer un nombre significatif de visiteurs (excursionnistes et touristes). L'ensemble des activités de gestion doit être dédié à la réalisation de cette programmation.

A. Clientèles admissibles

Les clientèles qui peuvent obtenir une aide financière sont :

les entreprises québécoises légalement constituées à but lucratif ou non;
les entreprises publiques québécoises, telles les corporations municipales ou autochtones;
tout regroupement des clientèles susmentionnées.

B. Critères généraux d'admissibilité pour les volets 1, 2 et 4

Le festival ou l'événement touristique doit :

répondre à la définition des « festivals et événements touristiques admissibles »;
être produit et tenu au Québec;
avoir une programmation qui vise une clientèle touristique d'agrément panquébécoise, nationale ou internationale; ( Note : ne s'applique pas au volet 4 )
avoir une durée variant entre 3 et 35 jours de programmation accessible à une clientèle touristique d'agrément;
avoir réalisé un minimum de deux éditions consécutives préalablement à la demande d'aide financière; ( Note : ne s'applique pas au volet 4 )
présenter une demande avant les dates limites de dépôt (voir les Modalités de gestion du programme);
démontrer que l'aide financière du MTO est nécessaire pour la réalisation de l'événement;
être l'unique bénéficiaire des surplus, subventions et autres apports externes.

Ne sont pas admissibles à l'aide financière : un salon, une foire, une bourse touristique, une exposition, un congrès et un spectacle.

C. Exigences administratives

compléter tous les champs du formulaire de demande;
déposer tous les documents exigés.

Aucune relance ne sera effectuée pour obtenir des précisions ou des renseignements additionnels.

CHAMPS D'APPLICATION

Le programme comporte quatre volets :

Volet 1 : Soutien à la tenue et à l'organisation des festivals et événements touristiques;
Volet 2 : Soutien aux festivals et événements touristiques émergents;
Volet 3 : Soutien exceptionnel aux projets novateurs qui contribuent à augmenter la performance touristique des festivals et des événements;
Volet 4 : Soutien aux événements ponctuels d'envergure internationale se déroulant au Québec.

Nature de l'aide financière

L'aide financière consentie dans le cadre de ce programme est versée sous forme de subvention non remboursable.

Le respect des critères généraux d'admissibilité ne garantit pas le soutien financier du MTO. Une analyse de la performance touristique de chaque festival ou événement touristique est effectuée afin de déterminer le niveau de l'aide octroyée par le Ministère.

ÉVALUATION DE LA PERFORMANCE TOURISTIQUE

Sur la base des informations présentées dans le formulaire de demande, le Ministère procède à une évaluation annuelle de la performance touristique de l'événement en s'appuyant sur différents indicateurs regroupés sous quatre catégories, et ce, en respect des exigences spécifiques de chaque volet :

Achalandage :
- l'achalandage total;
- la proportion de visiteurs (excursionnistes et touristes);
- la provenance des visiteurs (excursionnistes et touristes).

Visibilité et rayonnement :
- les investissements en matière de promotion (intra-Québec et hors Québec);
- le nombre et la provenance des médias;
- l'exploitation d'un site Internet;
- l'utilisation de médias sociaux comme véhicule promotionnel.

Programmation :
- la durée de l'événement;
- le nombre d'éditions réalisées;
- la période de réalisation;
- la saisonnalité;
- les actions visant la qualité du service;
- la participation à des activités de développement des compétences.

Développement touristique :
- le soutien des partenaires de l'industrie;
- les ententes de partenariat destinées aux visiteurs (forfait, hébergement, transport, restauration, attraction);
- la localisation géographique;
- les actions réalisées en matière de développement durable (voir Fiches d'aide);
- la conformité du dossier de candidature.

Volet 1 : Soutien à la tenue et à l'organisation des festivals et événements touristiques

Ce volet permet de soutenir les festivals et les événements touristiques majeurs internationaux, nationaux ou à portée panquébécoise qui sont de nature à attirer des clientèles hors Québec et à retenir la clientèle québécoise.

Critères spécifiques d'admissibilité

En plus de satisfaire aux critères généraux d'admissibilité, le festival ou l'événement touristique doit :

avoir un budget de fonctionnement (coûts réels d'exploitation de la dernière édition tels que présentés aux états financiers) de 300 000 $ et plus;
assurer une mise de fonds minimale de 20 % pour la réalisation de l'événement. Cette mise de fonds est constituée de revenus autonomes tels que commandites privées et publiques, revenus de billetterie, vente de produits dérivés, soutien local et régional de nature publique et privée;
réaliser des activités de promotion hors Québec;
déposer une étude de provenance et d'achalandage, réalisée par une firme indépendante selon une méthodologie reconnue par le MTO, produite au plus tard en 2007-2008. Cette étude doit être réalisée tous les trois ans;
- de plus, les événements avec un budget d'opération de 1 M$ et plus doivent déposer une étude d'impacts économiques réalisée par une firme indépendante selon une méthodologie reconnue par le MTO, produite au plus tard en 2007-2008. Cette étude doit être réalisée tous les trois ans.
d'après l'étude effectuée, démontrer la présence de visiteurs (excursionnistes et touristes) en atteignant les seuils minimaux de participation soit :
- un minimum de 15 000 entrées/visites, dont 3 000 (20 %) effectuées par des visiteurs (excursionnistes et touristes)
ou
- un minimum de 5 000 entrées/visites effectuées par des visiteurs (excursionnistes et touristes).

Niveau d'aide financière

Le montant de l'aide est déterminé en fonction de l'évaluation de la performance touristique basée sur les indicateurs présentés précédemment, des coûts réels d'exploitation de l'événement et des disponibilités financières du MTO.

L'aide maximale accordée ne peut excéder 1 M$.

Le cumul de l'aide financière de l'ensemble des ministères et organismes des gouvernements provincial et fédéral ne peut excéder 50 % du budget total de l'événement excluant : les coûts liés au service de la dette, à une perte en capital ou à un remplacement de capital.

Volet 2 : Soutien aux festivals et événements touristiques émergents

Ce volet s'adresse aux festivals et événements qui possèdent un potentiel attractif suffisant pour leur permettre d'atteindre, de façon récurrente, le statut de festival ou d'événement à portée panquébécoise, nationale ou internationale.

Critères spécifiques d'admissibilité

En plus de satisfaire aux critères généraux d'admissibilité, le festival ou l'événement à caractère émergent doit :

avoir un budget de fonctionnement (coûts réels d'exploitation de la dernière édition tels que présentés aux états financiers) entre 100 000 $ et 299 999 $;
assurer une mise de fonds minimale de 20 % pour la réalisation de l'événement. Cette mise de fonds est constituée de revenus autonomes tels que commandites privées et publiques, revenus de billetterie, vente de produits dérivés, soutien local et régional de nature publique et privée;
réaliser des activités de promotion hors région;
détenir des ententes de partenariat avec des entreprises touristiques locales et régionales;
déposer une étude de provenance des clientèles, réalisée par une firme indépendante selon une méthodologie reconnue par le MTO, produite au plus tard en 2007-2008. Cette étude doit être réalisée tous les trois ans;
d'après l'étude effectuée, démontrer la présence de visiteurs (excursionnistes et touristes) en atteignant les seuils minimaux de participation soit :
- un minimum de 20 % des entrées/visites effectuées par des visiteurs (excursionnistes et touristes);
ou
- un minimum de 3 000 entrées/visites effectuées par des visiteurs (excursionnistes et touristes). Cette donnée doit s'appuyer sur une étude d'achalandage réalisée par une firme indépendante selon une méthodologie reconnue par le MTO.

Niveau d'aide financière

Volet 3 : Soutien exceptionnel aux projets novateurs qui contribuent à augmenter la performance touristique des festivals et événements

Ce volet s'adresse aux promoteurs qui s'engagent à accroître de façon considérable la performance touristique des festivals et des événements par le biais d'un projet novateur. Ce projet spécifique doit assurer le développement du produit.

Critères spécifiques d'admissibilité

répondre à la définition des « festivals et événements touristiques admissibles »;
être produit et tenu au Québec;
avoir une programmation qui vise une clientèle touristique d'agrément panquébécoise, nationale ou internationale;
avoir une durée variant entre 3 et 35 jours de programmation accessible à une clientèle touristique d'agrément;
présenter une demande avant les dates limites de dépôt (voir les Modalités de gestion du programme );
démontrer que l'aide financière du MTO est nécessaire pour la réalisation du projet;
être l'unique bénéficiaire des surplus, subventions et autres apports externes;
présenter un projet novateur et récurrent dont le coût de réalisation annuel est compris entre 100 000 $ et 1 M$;
préciser dans sa demande d'aide les objectifs de développement et les indicateurs de performance ciblés par la réalisation du projet;
assurer une mise de fonds minimale de 20 % pour la réalisation du projet. Cette mise de fonds est constituée de revenus autonomes tels que commandites privées et publiques, revenus de billetterie, vente de produits dérivés, soutien local et régional de nature publique et privée;
le projet peut porter sur :
- le développement ou le renouvellement de la programmation;
- une prolongation de la durée de l'événement;
- l'accroissement de la performance touristique du produit pour la destination.

Niveau d'aide financière

Le montant de l'aide ne peut excéder 25 % du budget du projet jusqu'à un maximum de 250 000 $.

Le cumul de l'aide financière de l'ensemble des ministères et organismes des gouvernements provincial et fédéral ne peut excéder 50 % du budget total du projet excluant : les coûts liés au service de la dette, à une perte en capital ou à un remplacement de capital.

Volet 4 : Soutien aux événements ponctuels d'envergure internationale se déroulant au Québec

Ce volet permet de soutenir des événements ponctuels d'envergure internationale qui présentent une occasion de générer des recettes touristiques, d'accroître la notoriété et le rayonnement du Québec sur la scène internationale.

Critères spécifiques d'admissibilité

En plus de satisfaire aux critères généraux d'admissibilité, le festival ou l'événement d'envergure internationale doit :

informer par écrit le MTO un an avant le dépôt de sa candidature;
avoir un budget d'opération de 500 000 $ et plus;
être parrainé par une organisation, une institution ou une fédération internationale;
assurer une mise de fonds minimale de 20 % pour la réalisation de l'événement. Cette mise de fonds est constituée de revenus autonomes tels que commandites privées et publiques, revenus de billetterie, vente de produits dérivés, soutien local et régional de nature publique et privée;
démontrer un caractère international;
impliquer techniquement ou financièrement d'autres ministères ou organismes gouvernementaux;
s'engager à réaliser une étude de provenance et d'achalandage lors de l'événement;
réaliser des activités de promotion hors Canada.

Niveau d'aide financière

Le montant de l'aide est déterminé en fonction de l'évaluation du potentiel touristique basée sur les indicateurs présentés précédemment, des coûts prévisionnels d'exploitation et des disponibilités financières du MTO.

Les paramètres d'analyse feront l'objet de discussions avec les autres partenaires financiers gouvernementaux et autres intervenants concernés, dont ceux du tourisme.

MODALITÉS DE GESTION DU PROGRAMME

A. Dépôt des demandes

Les périodes pour le dépôt des demandes pour tous les volets (1, 2, 3 et 4) sont :

du 12 novembre au 11 décembre 2009 inclusivement pour les événements du 1^er mai au 31 octobre 2010;
du 5 avril au 7 mai 2010 inclusivement pour les événements du 1^ernovembre 2010 au 30 avril 2011.

B. Dossier de candidature

Pour les volets 1, 2 et 4 :

Pour être considéré, le dossier de candidature du promoteur de chaque festival ou événement devra inclure TOUS les éléments suivants :

le formulaire de demande d'aide financière spécifique aux volets 1, 2 et 4 dûment rempli et signé (seules les informations présentées dans le formulaire seront traitées aux fins d'analyse et permettront d'apprécier la performance touristique de l'événement);
une résolution du conseil d'administration qui « autorise (nom de la personne) à signer le formulaire et tous les documents afférents » ;
une résolution du conseil d'administration confirmant que « l'organisme accepte les exigences de visibilité du MTO énoncées à l'annexe 1 du programme » ou proposant des solutions de remplacement;
un budget prévisionnel détaillé de l'édition à venir;
le dernier rapport financier de l'événement conforme aux exigences édictées à la section 7 du formulaire (excluant la valeur média et le temps bénévole);
une liste des médias accrédités présents lors de l'événement avec leurs coordonnées complètes (nom du média, adresse, nom de la personne présente, téléphone) pour validation;
une copie des lettres patentes de l'organisme;
une copie des études réalisées en matière de provenance des clientèles, d'achalandage touristique et d'impacts économiques réalisées par une firme indépendante selon une méthodologie reconnue par le MTO, produites au plus tard en 2007-2008.

Pour le volet 3 :

Pour être considéré, le dossier de candidature du promoteur devra inclure TOUS les éléments suivants :

le formulaire de demande d'aide financière spécifique au volet 3 dûment rempli et signé;
un document distinct présentant les informations suivantes :
- une présentation détaillée du projet;
- les résultats spécifiques (objectifs, indicateurs, cibles) à atteindre en matière d'investissement, d'achalandage, de promotion et de programmation;
- une présentation de la contribution de chacun des partenaires, s'il y a lieu;
- les options de visibilité additionnelles offertes au MTO dans le cadre du projet;
- les prévisions budgétaires faisant état des revenus et des dépenses anticipés pour la réalisation du projet;
une résolution du conseil d'administration qui « autorise (nom de la personne) à signer le formulaire et tous les documents afférents ».

C. Visibilité du ministère du Tourisme

Les festivals et les événements constituent des occasions importantes de mettre en évidence certaines thématiques ou certains messages promotionnels que le MTO souhaite promouvoir.

Des obligations contractuelles lieront les promoteurs des événements soutenus afin qu'ils accordent au gouvernement du Québec une visibilité conforme à son Programme d'identification visuelle. La visibilité exigée par le MTO respectera le niveau de subvention versée. Par le dépôt d'une demande d'aide, le promoteur s'engage à respecter les exigences minimales du MTO en matière de visibilité ou à proposer des adaptations en cette matière (voir Annexe 1 ).

D. Durée de l'engagement financier

Pour les volets 1 et 2, le MTO pourrait convenir d'ententes triennales avec les promoteurs de festivals et d'événements qui auront réalisé, au cours des douze derniers mois, une étude conforme aux exigences du MTO et démontrant un achalandage touristique.

Les projets soumis au volet 3 pourraient bénéficier d'une entente pluriannuelle.

E. Convention d'aide financière

L'aide financière consentie fera obligatoirement l'objet d'une convention d'aide à intervenir entre le MTO et le promoteur du festival ou de l'événement.

COMMENT EFFECTUER UNE DEMANDE

Remplir et retourner le formulaire de demande d'aide financière (spécifique au volet pour lequel vous effectuez une demande) et tous les documents exigés dans ce formulaire à l'adresse suivante :

Ministère du Tourisme
Direction des stratégies et du développement des entreprises touristiques
900, boulevard René-Lévesque Est, bureau 400
Québec (Québec) G1R 2B5

Pour toute autre demande d'information concernant l'aide financière aux festivals et aux événements touristiques :

Téléphone : 418 643-5959
Sans frais : 1 800 482-2433
Télécopieur : 418 643-0549
Courriel : Festivals et évenements

Définitions

Achalandage : nombre total d'entrées ou de visites et, par le fait même, de spectateurs de tout âge. Il peut également inclure les participants et les concurrents, si ces derniers représentent l'essentiel de l'achalandage total.

Excursionniste : personne qui effectue un voyage aller-retour dans la même journée à l'extérieur de son lieu de résidence habituel, et dont le lieu de résidence se situe dans un rayon de plus de 40 kilomètres .

Touriste : Selon Statistique Canada, un touriste est une personne qui réalise un voyage d'une nuit ou plus en dehors de son lieu de résidence habituel dans un autre but que d'aller au travail ou à l'école, de déménager ou de faire un déplacement de routine (emplettes, consultation médicale, rite religieux, ramassage et livraison, appels de service et ventes ou autres déplacements professionnels) et qui a utilisé de l'hébergement commercial ou privé.